Porqué perdemos tanto tiempo en tareas administrativas
27 de octubre de 2017
Por Celia Galán, de Activa Consultores (Asesoria en Sevilla)
Uno de los problemas que padecen las empresas es la realización de tareas repetitivas que disminuyen su productividad. A veces no se les da la debida importancia porque se han acostumbrado a trabajar así. Esto afecta a diferentes áreas de gestión dentro de la pyme. A menor nivel de digitalización, mayor número de horas se destinan.
Tiempo en papeleo y tareas administrativas; Invertir en herramientas digitales tendría muchos beneficios para la productividad, ya que se podrían reducir las cargas administrativas. Cada empresa tiene áreas donde las tareas administrativas se comen la mayor parte de su tiempo, por lo general, este tipo de tareas son aquellas que nos mantienen ocupados. Son trabajos necesarios pero no los más importantes. La facturación, la contabilidad, la gestión de recursos humanos son tres áreas que se engloban dentro de las inversiones de las empresas y profesionales para reducir sus cargas administrativas. Poder crear facturas de forma rápida en pocos minutos, recuperar presupuestos o introducir gastos y poder generar los modelos de impuestos de IVA son tareas que automatizadas suponen un ahorro de tiempo considerable.
Cómo se puede hacer online o de forma automatizada el papeleo; La posibilidad de trabajar online facilita en muchos casos la automatización de las tareas y evita traslados. No se trata ya de enviar un correo adjuntando los datos para que se incluyan las facturas en la contabilidad, los cobros o los pagos, o la información para generar la nómina de los empleados. Las opciones de contratar un servicio externo, sin necesidad de tener instalado nada en nuestro ordenador, supone un paso adelante, especialmente para las empresas más pequeñas. Ahora no es necesario llegar a la oficina para introducir o crear un presupuesto. Una factura o una nómina se pueden sacar hoy desde un móvil o una tablet.
Certificado digital y otras propuestas de las Administraciones Públicas; El desarrollo de la administración electrónica ha supuesto una gran mejora en el ahorro de tiempo. El certificado digital nos permite cumplir con las obligaciones como empresas sin necesidad de tener que desplazarnos, pedir citas y esperar a que nos atiendan. La presentación de impuestos, de las cuentas anuales, hoy en día, no supone un dolor de cabeza. Pero también en el área laboral, las altas y bajas de trabajadores se hacen al momento gracias al certificado digital y la posibilidad de firmar electrónicamente. La sede electrónica te permite hacer una alta o baja a cualquier hora del día y los 365 días del año. Para las empresas que tienen que incorporar trabajadores de forma inmediata resulta imprescindible.
Qué hacen en otros países para mejorar los tiempos; Los países que tienen una menor carga administrativa disponen de asistentes virtuales o soluciones de software empresarial que les liberan de la mayoría de las tareas repetitivas.
Artículo elaborado por Activa Consultores - Asesoria en Sevilla