La factura electrónica

05 de junio de 2017

Por Celia Galán, de Activa Consultores (Gestoria en Sevilla)


La única diferencia entre la factura en papel y la factura electrónica es que esta última se genera y transmite por medios electrónicos y telemáticos. Para ser considerada legal y cumplir con la normativa, la factura electrónica debe cumplir los siguientes requisitos:

Tanto su expedición como recepción debe ser en formato electrónico.

Incorporar los campos obligatorios de cualquier factura.

Ser transmitida por medios telemáticos y tener el consentimiento de las partes implicadas.

Es recomendable que lleve una firma electrónica basada en un certificado reconocido (aunque desde la aprobación del reglamento de facturación de 2013 dicho certificado ya no es obligatorio).

El proceso de elaboración de una factura electrónica se realiza en dos fases:

Creación de la factura (igual que se hace con la factura en papel) y posterior almacenamiento en un fichero de datos.

Se procede a la firma electrónica mediante un certificado digital propiedad del emisor de la factura (es voluntario).

¿Qué diferencias hay con la factura en papel? Como hemos visto, tanto a las facturas en papel como a las facturas electrónicas se les exigen los mismos datos mínimos. Por consiguiente, las diferencias entre ambos formatos vienen derivadas del soporte informático y la forma de transmisión de las mismas.

Las dos principales diferencias serían por lo tanto: las facturas electrónicas, a diferencia de las de papel, no precisan tener copia impresa. Las facturas electrónicas deben incluir una firma electrónica reconocida, lo que no es obligatorio en la factura en papel.

¿Podemos emitir nosotros facturas electrónicas? Sí, siempre que cumplamos con determinados requisitos: utilizar una aplicación informática que permita generar los campos obligatorios y cumplir con el resto de requisitos exigibles a cualquier factura. Garantizar la legibilidad, acceso, autenticidad e integridad de las facturas. Llevar una contabilidad de las facturas electrónicas. Conservar los datos de la base de datos generada (no hace falta conservar la factura en sí).

¿Puedo trabajar con facturas electrónicas y con papel a la vez? Sí. Son legales diversas combinaciones, como facturar de forma electrónica solamente a algunos clientes o emitir facturas telemáticas y en papel para un mismo cliente. Pero, en cualquier caso, no olvides que para poder emitir facturas electrónicas a tus clientes estos tienen que haberte autorizado previamente. Se trata de un requisito previo imprescindible.

Por otro lado, recuerda que si trabajas para la Administración o para organismos públicos y tu facturación es superior a 5.000 euros, tienes la obligación de facturarles electrónicamente.

Este artículo ha sido elaborado por Activa Consultores - Gestoria en Sevilla