Errores a evitar en los contratos de servicio para clientes

18 de octubre de 2017

Por Celia Galán, de Activa Consultores (Asesoria Sevilla)


Uno de los problemas más comunes entre empresas y la relación con sus clientes es por la letra pequeña, esto significa que, en muchas ocasiones, las condiciones del presupuesto no están claramente especificadas y por tanto, surgen malos entendidos y discrepancias entre lo que están dentro de presupuesto y lo que no. Por eso vamos a ver algunos errores que no se pueden cometer con los contratos para clientes.

Empezando por la letra pequeña, que simplemente no debe existir. Nos interesa que el cliente lea y acepte el contrato de servicio, que entienda las condiciones. Y en muchos casos lo mejor sería leerlo en voz alta para que quede constancia de las condiciones y no haya lugar a dudas.

La cláusula del coste añadido: por definición tiene que existir una cláusula en el contrato que especifique claramente que todo lo que no está incluido en el presente documento significa un coste añadido para el cliente. De esta forma quedará muy claro que no se pueden hacer peticiones fuera de presupuesto.

Empatizo contigo, pero no puedes pasarme a mi tus problemas: son muchas las ocasiones en las que el cliente tiende a trasladarnos sus problemas, la falta de tiempo disponible hace que no preste la atención debida y al final acabamos realizando muchas más horas de las presupuestadas simplemente porque no nos ha dado los datos que necesitamos, el material o ha cambiado de opinión en medio del trabajo.

Las comunicaciones del proyecto mejor por escrito: existe un problema de comunicación, por decirlo de manera suave. En realidad lo que ocurre es que a menudo nos encontramos con clientes que no valoran el trabajo que se realiza para ellos. Aquí no es raro que una conversación telefónica en la que se han acordado una serie de decisiones luego sea negada por su parte. Para evitar éste tipo de situaciones, el correo electrónico es la herramienta más fácil y sencilla que muchas veces nos ayuda a salvar una situación controvertida con un cliente. Siempre es mejor dejar constancia de la conversación telefónica con un correo electrónico a modo de acta de reunión que ambas partes deben aceptar. Incluso si se llega a un acuerdo por teléfono, se puede mandar un correo resumen y poner en claro todos los acuerdos adoptados telefónicamente.

Por último hay que dejar claro que servicio se presta al finalizar el contrato, en caso de que se preste alguno. Si una vez que finaliza el contrato nos desvinculamos de la empresa, no se presta un mantenimiento. Cualquier petición, después de la fecha de entrega y el periodo establecido en el contrato como garantía también significará un coste añadido.

En muchos casos el problema principal es que se empieza ofreciendo un servicio, más adelante el cliente negocia para que se baje el precio del mismo y se accede a cambio de limitar algunas funcionalidades o se proyecta un nivel de producto más bajo. Luego el cliente presiona para tener todo aquello que tenía cuando se le presentó el producto por un precio inferior.

Este artículo es una pequeña aportación de Activa Consultores - Asesoria Sevilla al conocimiento general en el ámbito económico de los emprendedores.